Khi nhắc đến Ma trận Eisenhower, nhiều người thường đặt ra một câu hỏi là nên ưu tiên làm những việc gấp hay những việc quan trọng trước? Thực tế, việc không phân biệt được hai khái niệm này là nguyên nhân khiến nhiều người luôn bận rộn nhưng hiệu quả công việc không cao.
Để trả lời câu hỏi này, bài viết này sẽ giúp bạn biết cách phân loại nhóm công việc và xử lý việc nào trước. Hãy cùng tìm hiểu Ma trận Eisenhower là gì và cách áp dụng phương pháp này qua bài viết dưới đây.
Hiểu đúng về Ma trận Eisenhower
Nguồn gốc của Ma trận Eisenhower được đặt theo tên Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Trước khi trở thành tổng thống, ông từng là một vị tướng quân đội và nổi tiếng với khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng giữa vô số nhiệm vụ quan trọng. Trong suốt sự nghiệp của mình, Eisenhower nhận ra rằng không phải công việc nào cần làm ngay cũng thực sự quan trọng, và không phải việc quan trọng nào cũng đòi hỏi phải xử lý gấp.
Từ cách tư duy đó, Ma trận Eisenhower ra đời như một công cụ giúp phân loại công việc dựa trên hai tiêu chí: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Sau này, phương pháp này được phổ biến rộng rãi hơn nhờ tác giả Stephen Covey trong cuốn sách 7 Thói quen của người thành đạt. Nhờ tính thực tế và dễ áp dụng, phương pháp Eisenhower đã trở thành một trong những công cụ quản lý thời gian phổ biến trên thế giới.
Hiểu đơn giản về việc quan trọng và việc khẩn cấp
Cốt lõi của Ma trận Eisenhower nằm ở việc phân biệt giữa việc quan trọng và việc khẩn cấp. Việc khẩn cấp là những việc cần được xử lý ngay, thường đi kèm với deadline, áp lực thời gian hoặc yêu cầu từ người khác. Đó là một cuộc gọi cần phản hồi gấp, một email phải trả lời trong ngày hay một vấn đề phát sinh cần giải quyết ngay lập tức
Trong khi đó, việc quan trọng là những việc có sự ảnh hưởng đến một thứ nhất định mà chúng ta cần phải làm. Chúng có thể liên quan đến mục tiêu nghề nghiệp, sức khỏe, tài chính, kỹ năng hoặc chất lượng cuộc sống của bạn. Những việc quan trọng này không phải lúc nào cũng cấp bách và cần xử lý gấp. Ví dụ, việc hoàn thành báo cáo phải nộp vào chiều nay là việc khẩn cấp. Nhưng việc học thêm một kỹ năng mới để phát triển sự nghiệp lại là việc quan trọng.
Từ hai tiêu chí “quan trọng” và “khẩn cấp”, các công việc sẽ được chia thành 4 góc phần tư Eisenhower, giúp bạn xác định mức độ ưu tiên và quản lí thời gian hàng ngày hiệu quả hơn.
4 nhóm việc trong Ma trận Eisenhower và cách xử lý
Sau khi hiểu ma trận Eisenhower là gì và cách phân biệt việc quan trọng với việc khẩn cấp, bạn có thể bắt đầu phân loại công việc vào 4 góc phần tư Eisenhower. Khi nhìn rõ công việc của mình đang nằm ở đâu, bạn sẽ quản lý thời gian hiệu quả hơn và tránh bị cuốn vào những việc không thực sự cần thiết.
Nhóm 1: Việc vừa gấp vừa quan trọng
Đây là nhóm công việc cần được ưu tiên xử lý ngay, thường có thời hạn cận kề hoặc liên quan trực tiếp đến những trách nhiệm quan trọng. Nếu trì hoãn, bạn có thể phải đối mặt với những hậu quả rõ ràng như trễ tiến độ, bỏ lỡ cơ hội hoặc ảnh hưởng đến người khác.
Ví dụ đó có thể là hoàn thành một báo cáo phải nộp trong ngày, xử lý sự cố với khách hàng, giải quyết một vấn đề phát sinh trong dự án hoặc chuẩn bị gấp cho một cuộc họp quan trọng. Những công việc ở nhóm 1 nên được thực hiện càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, nếu danh sách của bạn lúc nào cũng đầy những việc vừa gấp vừa quan trọng, đó có thể là dấu hiệu cho thấy bạn đang thiếu thời gian cho việc lập kế hoạch và chuẩn bị từ trước.
Nhóm 2: Việc quan trọng nhưng chưa gấp
Đây là nhóm công việc mang lại nhiều giá trị lâu dài nhất nhưng cũng là nhóm dễ bị trì hoãn nhất. Bởi chúng chưa có deadline ngay trước mắt nên nhiều người thường nghĩ rằng “để mai làm cũng được”.
Các hoạt động như học thêm kỹ năng mới, tập thể dục, chăm sóc sức khỏe, xây dựng kế hoạch tài chính, phát triển các mối quan hệ cá nhân hay chuẩn bị cho một dự án lớn đều thuộc nhóm này. Với những người yêu thích du lịch, việc lên kế hoạch hành trình từ sớm, tìm hiểu điểm đến hoặc săn vé máy bay giá tốt cũng là những việc quan trọng.
Đây cũng là nhóm công việc được phương pháp Eisenhower khuyến khích dành nhiều thời gian nhất, bởi chúng tạo ra giá trị lâu dài và giúp giảm áp lực trong tương lai. Vì vậy, thay vì chờ đến khi có thời gian rảnh mới thực hiện, hãy chủ động đưa những công việc này vào lịch làm việc hoặc kế hoạch hằng tuần của mình.
Nhóm 3: Việc gấp nhưng không quá quan trọng
Đây là nhóm công việc dễ khiến nhiều người cảm thấy bận rộn cả ngày nhưng lại không tạo ra nhiều kết quả thực sự. Chúng thường xuất hiện dưới dạng những yêu cầu đột xuất, cuộc gọi, tin nhắn hoặc công việc phát sinh từ người khác.
Ví dụ như tham gia một cuộc họp không thật sự cần thiết, trả lời những email không quá quan trọng, xử lý các yêu cầu nhỏ từ đồng nghiệp hoặc liên tục phản hồi thông báo trên điện thoại. Những việc này thường tạo cảm giác cấp bách vì chúng cần được phản hồi nhanh, nhưng lại không đóng góp nhiều cho mục tiêu chính của bạn.
Nhóm 4: Việc không gấp và không quan trọng
Đây là nhóm công việc không gấp, cũng không giúp bạn tiến gần hơn đến bất kỳ mục tiêu nào. Một số ví dụ quen thuộc là lướt mạng xã hội vô thức trong thời gian dài, xem video giải trí liên tục, kiểm tra điện thoại quá thường xuyên hoặc dành quá nhiều thời gian cho những hoạt động không thực sự cần thiết.
Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giữa nghỉ ngơi và lãng phí thời gian. Nghỉ ngơi để phục hồi năng lượng là điều cần thiết và hoàn toàn có ích. Một buổi đi dạo, đọc sách, tập thể dục hoặc dành thời gian cho sở thích cá nhân đều có thể giúp bạn thư giãn và nạp lại năng lượng. Ngược lại, những hoạt động khiến thời gian trôi qua mà không mang lại sự thư giãn hay giá trị nào đáng kể mới là điều nên hạn chế. Việc nhận diện và cắt giảm nhóm công việc này sẽ giúp bạn có thêm thời gian cho những ưu tiên quan trọng hơn trong cuộc sống.
Cách áp dụng Ma trận Eisenhower vào công việc hằng ngày
Hiểu được nguyên lý của Ma trận Eisenhower là một chuyện, áp dụng nó vào thực tế lại là chuyện khác. Hãy cùng theo dõi thông tin dưới đây để biết cách áp dụng ma trận Eisenhower vào công việc hằng ngày.
Bước 1: Viết ra tất cả những việc bạn cần làm:
Bước đầu tiên là ghi chú toàn bộ công việc xuống giấy, sổ tay hoặc ứng dụng quản lý công việc. Hãy liệt kê tất cả những gì bạn đang nghĩ đến, từ những nhiệm vụ lớn cho đến các việc nhỏ còn dang dở.
Bước 2: Xác định việc nào thật sự quan trọng
Sau khi có danh sách công việc, hãy dành chút thời gian để đánh giá từng việc. Một công việc được xem là quan trọng khi nó góp phần giúp bạn đạt được mục tiêu, hoàn thành trách nhiệm hoặc tạo ra kết quả lâu dài. Ngược lại, có những việc tuy rất gấp nhưng lại không ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chính của bạn thì sẽ là những việc không quan trọng.
Bước 3: Chia công việc vào 4 nhóm ưu tiên
Sau khi đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp, hãy sắp xếp từng công việc vào một trong bốn nhóm của Ma trận Eisenhower. Bước này giúp bạn nhìn rõ việc nào cần ưu tiên, việc nào nên lên kế hoạch, việc nào có thể ủy quyền và việc nào nên hạn chế.
Ở bước này, bạn không cần quá cầu toàn. Điều quan trọng là tạo được thói quen nhìn nhận công việc theo mức độ ưu tiên thay vì xử lý mọi thứ theo thứ tự chúng xuất hiện.
Bước 4: Bắt đầu xử lý theo đúng thứ tự
Khi đã hoàn thành ma trận, hãy bắt đầu tiến hành ưu tiên xử lý các việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp, chủ động dành thời gian cho các việc quan trọng nhưng chưa gấp, đồng thời ủy quyền hoặc giảm bớt thời gian dành cho các việc gấp nhưng không quan trọng.
Ví dụ dễ hiểu về cách áp dụng Ma trận Eisenhower vào thực tế
Để hiểu rõ hơn cách sử dụng Ma trận Eisenhower, hãy cùng xem một số tình huống quen thuộc trong công việc và học tập.
Ví dụ trong công việc khi bạn đang đi làm
Giả sử bạn bắt đầu ngày làm việc với một danh sách khá dài: hoàn thành báo cáo cuối tháng, trả lời email, tham gia cuộc họp nhóm, học một kỹ năng mới phục vụ công việc và xử lý một số yêu cầu từ đồng nghiệp.
Trong trường hợp này, báo cáo cần nộp trong ngày sẽ thuộc nhóm vừa quan trọng vừa khẩn cấp vì ảnh hưởng trực tiếp đến công việc và có deadline rõ ràng. Việc học thêm kỹ năng mới hoặc chuẩn bị cho dự án sắp tới thuộc nhóm quan trọng nhưng chưa gấp, nên cần được lên kế hoạch thực hiện đều đặn. Một số email hoặc yêu cầu nhỏ từ đồng nghiệp có thể nằm trong nhóm gấp nhưng không quá quan trọng. Bên cạnh đó, việc liên tục kiểm tra mạng xã hội hay đọc những thông tin không liên quan đến công việc thường thuộc nhóm không gấp và không quan trọng.
Khi nhìn rõ từng nhóm, bạn sẽ biết nên tập trung hoàn thành báo cáo trước, sau đó dành thời gian cho việc học và phát triển bản thân thay vì để các công việc nhỏ lẻ chiếm hết thời gian trong ngày.
Ví dụ khi bạn đang đi học
Với học sinh hoặc sinh viên, Ma trận Eisenhower cũng có thể giúp việc học tập của bạn trở nên chủ động và hiệu quả hơn. Chẳng hạn, bạn có bài kiểm tra vào ngày mai, một bài thuyết trình vào tuần tới và mục tiêu cải thiện khả năng tiếng Anh trong vài tháng tới. Việc ôn tập cho bài kiểm tra ngày mai là nhiệm vụ vừa quan trọng vừa khẩn cấp. Chuẩn bị nội dung cho bài thuyết trình và học tiếng Anh lại thuộc nhóm quan trọng nhưng chưa gấp, nên cần được thực hiện từ sớm thay vì đợi đến sát ngày mới bắt đầu.
Trong khi đó, những tin nhắn không quá cần thiết trong nhóm chat lớp hoặc các cuộc trò chuyện kéo dài trên mạng xã hội có thể khiến bạn mất nhiều thời gian mà không mang lại kết quả đáng kể. Khi biết cách ưu tiên, bạn sẽ tránh được tình trạng học dồn vào phút cuối và giảm áp lực trước mỗi kỳ thi.
Những lỗi thường gặp khi dùng Ma trận Eisenhower
1. Xem việc nào cũng quan trọng và cần làm ngay
Đây là lỗi phổ biến nhất khi sử dụng Ma trận Eisenhower. Khi công việc chồng chất, chúng ta thường có xu hướng nghĩ rằng mọi việc đều cấp bách và cần được xử lý ngay lập tức. Kết quả là danh sách công việc gần như đều bị đẩy vào nhóm vừa quan trọng vừa khẩn cấp, khiến bạn luôn trong trạng thái chạy theo deadline. Nếu nhận thấy ô ưu tiên cao nhất của mình lúc nào cũng kín việc, bạn hãy dành thời gian đánh giá lại các đầu việc. Không phải việc nào có deadline cũng quan trọng và không phải yêu cầu nào từ người khác cũng cần được ưu tiên trước những mục tiêu của bạn.
2. Bỏ quên những việc quan trọng nhưng chưa gấp
Những việc thuộc nhóm “quan trọng nhưng chưa khẩn cấp” thường không tạo áp lực là phải hoàn thành ngay lập tức, vì vậy sẽ rất dễ bị bạn trì hoãn.
Bạn có thể liên tục dời việc học thêm kỹ năng mới, tập thể dục, lập kế hoạch tài chính hay chuẩn bị cho một dự án trong tương lai vì nghĩ rằng vẫn còn nhiều thời gian. Tuy nhiên, chính những việc này mới là yếu tố giúp bạn phát triển bền vững và giảm bớt các công việc mang tính khẩn cấp về sau.Thay vì chờ đến lúc rảnh mới làm, hãy chủ động dành thời gian cố định cho những việc quan trọng trong lịch làm việc hằng tuần.
3. Ủy quyền công việc nhưng không theo dõi lại
Một số công việc thuộc nhóm khẩn cấp nhưng không quá quan trọng thì bạn có thể giao cho người khác hỗ trợ. Tuy nhiên, giao việc xong rồi bạn phải theo dõi chứ không phải là hoàn toàn bỏ qua. Nếu không trao đổi rõ yêu cầu, thời hạn hoặc kiểm tra tiến độ, công việc có thể bị chậm trễ hoặc không đạt kết quả như mong muốn. Đến cuối cùng, bạn vẫn phải quay lại xử lý và mất thêm thời gian để khắc phục. Khi giao việc cho người khác, hãy thống nhất rõ mục tiêu, thời gian hoàn thành và cách cập nhật tiến độ.
4. Chỉ sắp xếp công việc trong đầu mà không ghi ra
Đôi khi bạn hiểu nguyên tắc của Ma trận Eisenhower nhưng lại chỉ phân loại công việc trong suy nghĩ. Như vậy sẽ khiến bạn dễ quên thứ tự công việc hoặc rối lên vì cảm thấy mọi thứ đều rất gấp.
Bạn nên ghi công việc ra giấy, sổ tay hoặc các ứng dụng quản lý công việc để nhìn thấy toàn bộ bức tranh một cách rõ ràng hơn. Khi mọi thứ được thể hiện trực quan, bạn sẽ dễ dàng quyết định nên tập trung vào đâu và giảm bớt cảm giác quá tải trong công việc hằng ngày.
Bạn không cần sử dụng một công cụ quá phức tạp để bắt đầu Chỉ cần một cuốn sổ tay hoặc Bullet Journal là đủ nếu bạn thích ghi chép bằng tay. Nếu thường xuyên làm việc trên máy tính hoặc điện thoại, các ứng dụng như Notion, Trello hay Todoist có thể giúp bạn quản lý và cập nhật công việc thuận tiện hơn. Hoặc bạn có thể dùng Google Sheet nếu bạn muốn tự thiết kế bảng Ma trận Eisenhower theo nhu cầu của mình.
Ma trận Eisenhower chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi bạn thường xuyên rà soát và cập nhật công việc của mình. Càng duy trì thói quen này, bạn càng dễ kiểm soát thời gian và tập trung vào những việc mang lại giá trị thực sự.
Nếu bạn vẫn đang băn khoăn ma trận Eisenhower là gì và liệu nó có phù hợp với mình hay không, cách tốt nhất là thử áp dụng trong vài ngày với danh sách công việc hiện tại. Trên thực tế, cách sử dụng Ma trận Eisenhower không hề phức tạp. Chỉ cần dành vài phút mỗi ngày để phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, bạn đã có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn.
